Integritetspolicy
Information om behandling av personuppgifter när bostad söks
Behandling av personuppgifter
Hyresvärden behandlar alltid personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. I det här dokumentet finns viktig information om hur vi behandlar personuppgifter när du söker bostad. Din integritet är viktig för oss och vi uppmuntrar därför dig att läsa igenom dokumentet noggrant.
Personuppgiftsansvarig m.m.
Hyresvärden är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som hyresvärden själv utför eller som annan utförför hyresvärdens räkning. Det innebär att hyresvärden ansvarar för de personuppgifter som hyresvärden samlar in och använder. Vid frågor om behandling av personuppgifter, är du välkommen att kontakta oss, och i förekommande fall dataskyddsombudet.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
En personuppgift är varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (en registrerad). Inom ramen för ett hyresförhållande är det främst personuppgifter om dig i egenskap av hyresgäst (privatperson eller enskild näringsidkare) och kontaktperson för juridisk person som vi behandlar. Sådana uppgifter kan omfatta t.ex. namn, personnummer och titel samt e-postadress, telefonnummer, lägenhetsnummer och adress. I vissa fall inhämtar vi även en kreditupplysning för att säkerställa att det finns ekonomiska förutsättningar för att erlägga hyra för bostaden.
Hur samlar vi in personuppgifterna?
Vi samlar vanligtvis in information direkt från dig som hyresgäst (privatperson eller enskild näringsidkare) alternativt från dig som representant/kontaktperson för hyresgästen. Vi kan även samla in uppgifter från tidigare hyresvärdar och från arbetsgivare samt från kreditupplysningsföretag, inkassobolag och myndigheter såsom t.ex. Kronofogdemyndigheten.
För vilka ändamål, på vilken rättslig grund och hur länge behandlar vi dina personuppgifter?
Information om våra olika personuppgiftsbehandlingar framgår nedan.
- När du ställer dig i bostadskö samlar hyresvärden in och behandlar dina personuppgifter såsom namn, personnummer, adress, telefonnummer och e-postadress för att administrera din intresseanmälan/ansökan. Den rättsliga grunden för behandlingen är avtal. Uppgifterna finns kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att hyresvärden raderar dina personuppgifter.
- När du blir erbjuden en bostad behöver hyresvärden behandla fler uppgifter om dig. Då behöver hyresvärden t.ex. uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att hyresvärden inhämtar en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner som du lämnar till hyresvärden. Sådan behandling sker med stöd av den rättsliga grunden avtal.
- Uppgift om borgensman, anhörig och fullmaktshavare kan också behandlas. Behandling av personuppgifter om tredje man görs med stöd av den rättsliga grunden berättigat intresse. Hyresvärdens berättigade intresse består i att inhämta underlag för bedömning av den sökandes lämplighet. Hyresvärdens berättigade intresse väger tyngre än den sökandes intresse av att ha sina personuppgifter skyddade.
- Om du har en förvaltare eller god man behöver hyresvärden behandla de uppgifterna. Det gör hyresvärden baserat på den rättsliga grunden samtycke. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer hyresvärden att hämta in beslut från socialnämnden. Sådan behandling baseras också på den rättsliga grunden samtycke.
- Om du erbjuds en studentbostad kommer vi att behandla antagningsbesked och kårmedlemskap eller andra intyg som styrker att du är att student under hyrestiden. Detta sker med stöd av den rättsliga grunden avtal.
Vilka delar vi personuppgifter med?
Vi kräver att alla tredje parter respekterar säkerheten för dina personuppgifter och att personuppgifterna behandlas i enlighet med gällande lagar och regler. Vi tillåter inte tredjepartsleverantörer som är personuppgiftsbiträden att behandla dina personuppgifter för sina egna ändamål. Vissa tredje parter kan vara etablerade utanför EU/EES och i de fallen vidtar vi åtgärder för att se till att adekvat säkerhet finns på plats så att dina rättigheter gällande dataskydd fortsätter att vara skyddade. Sådana åtgärder innefattar att Europeiska Kommissionen har bedömt att det land där mottagaren av uppgifterna finns har en adekvat skyddsnivå för personuppgifter eller att adekvata kontraktuella skyldigheter åvilar mottagaren. Med kontraktuella skyldigheter avses att vi och den tredje parten har ingått avtal om överföring av personuppgifter genom användning av EU-kommissionens standardiserade avtalsklausuler (standard contractual clauses). Du kan ta del av EU-kommissionens standardiserade avtalsklausuler på EU-kommissionens webbplats.
Hur länge sparar vi personuppgifter?
Vi sparar dina uppgifter till dess att uppgifterna inte längre behövs eller anses vara inaktuella. Vi sparar endast personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla det ändamål som de samlades in för. Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte efter att du erbjudits en bostad. Om du blir nekad en bostad hos oss p.g.a. att vi inte kan godta dig som hyresgäst sparar vi dina personuppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet. Ett borgensåtagande, beslut om god man eller förvaltare raderar vi två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial (t.ex. hyresbetalningar) kommer vi att spara i sju år inklusive innevarande räkenskapsår.
Vi omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, t.ex. hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt separat dokumenthanteringsplan.
Registrerades rättigheter
Som registrerad har du flera rättigheter vilka listas nedan. Om du vill göra gällande någon av dina rättigheter kan du alltid kontakta oss via kontaktuppgifterna som återfinns längst upp i detta avsnitt. Du kan läsa mer om dina rättigheter på Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) webbplats www.imy.se.
- Rätt till information och tillgång: Du har rätt att få information om ifall vi behandlar personuppgifter om dig. Du har rätt att utan kostnad få en kopia på dina personuppgifter, ett s.k. registerutdrag.
- Rätt till rättelse: De personuppgifter som hyresvärden behandlar om dig ska vara korrekta och fullständiga. Vi är därför skyldiga att på din begäran rätta eller komplettera uppgifter om dig som du anser vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
- Rätt till radering: Du har i vissa fall rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller t.ex. om personuppgifter inte längre är nödvändiga för oss att behandla för det syfte som de samlades in för. Det gäller också om du har invänt mot att personuppgifterna behandlas baserat på vårt berättigade intresse och det saknas berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse av att ha dina personuppgifter skyddade. Du har även rätt att få personuppgifterna raderade om de har behandlats på ett olagligt sätt. Om hyresvärden har en rättslig förpliktelse att behandla personuppgifterna kommer dessa inte att raderas även om någon av ovanstående situationer föreligger. Uppgifterna kommer inte heller att raderas om vi behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
- Rätt till begränsning: Du har i vissa fall rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, t.ex. om du anser att uppgifter om dig är felaktiga och du har begärt rättelse av uppgifterna. Medan frågan utreds kan du också begära att behandlingen av uppgifterna begränsas. Du kan även begära begränsning i de fall behandlingen av personuppgifterna är olaglig men du motsätter dig att personuppgifterna raderas. Behandlingen av personuppgifterna kan också begränsas i de fall vi inte längre behöver personuppgifterna men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Du kan slutligen begära begränsning i de fall du har invänt mot en behandling som baseras på den rättsliga grunden berättigat intresse under den tid vi arbetar med att kontrollera om vårt intresse väger tyngre än ditt intresse av att ha dina personuppgifter skyddade. För det fall att behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi endast, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller för att du har lämnat ditt samtycke.
- Rätt till dataportabilitet: Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till en annan personuppgiftsansvarig under vissa omständigheter (s.k. dataportabilitet). Dataportabilitet är tillämpligt om du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter eller om vi behandlar dina personuppgifter baserat på den rättsliga grunden att fullgöra avtal. Uppgifter förs endast över om det är tekniskt möjligt.
- Rätt att invända: Du har rätt att invända mot att hyresvärden behandlar personuppgifter om dig om vi gör det med stöd av den rättsliga grunden berättigat intresse. Om vi inte kan visa att det finns tvingande berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna som väger tyngre än ditt intresse av att ha dina personuppgifter skyddade kommer vi att upphöra med behandlingen. Vi får dock alltid fortsätta att behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
Klagomål
Om du är missnöjd med hur hyresvärden behandlar dina personuppgifter har du rätt att klaga till IMY, som är tillsynsmyndighet för hyresvärdens personuppiftsbehandling. Du hittar mer information på IMY:s webbplats www.imy.se.
Kontaktinformation
Om du vill utöva någon av dina ovan nämnda rättigheter eller har synpunkter på vår behandling av personuppgifter, var vänlig och kontakta oss.
